Zapojení ZČU jako organizátora

• Organizace probíhá na úrovni jednotlivých fakult
• než začnete BIP plánovat, ověřte si v dostatečném časovém předstihu na International Office, zda jsou aktuálně k dispozici finanční prostředky
• Na základě návrhu programu získává fakulta financování z Erasmus+ (po splnění základních podmínek BIPu - ověřuje IO)
• Program musí být připraven ve spolupráci se zahraničními partnery a dodržet podmínky programu

Organizátorovi BIP, je zpravidla přiděleno financování ve výši 3 800 EUR. Konkrétní částku je nutné ověřit u IO, vždy záleží na aktuální výši schválených prostředků od DZS. Tyto prostředky jsou určeny na přípravu, návrh, rozvoj, koordinaci, realizaci a následné vyhodnocení programu BIP, konkrétně na:

• tvorbu studijních materiálů
• pronájem prostor a techniky
• komunikační aktivity, překlad a tlumočení
• přípravné schůzky a administrativní úkoly
• občerstvení během programu (např. káva, drobné pohoštění)
• výlety a exkurze zahrnuté do programu
• odměny pro vyučující, školitele a administrativní pracovníky

Přidělené finanční prostředky NELZE použít na úhradu cestovních a pobytových nákladů účastníků BIP. Ti jsou hrazeny ze svých vysílajících institucí.

Organizace BIP – Krok za krokem

1. Návrh projektu – Organizátor BIP vyplní formulář návrhu projektu.
2. Schválení projektu – Vyplněný formulář je zaslán na International Office (IO) ke schválení vedoucí IO.
3. Podepsání vícestranné (multilaterální) smlouvy – Pro realizaci programu musí být podepsána vícestranná smlouva s partnerskými institucemi. Platné jsou však i již uzavřené smlouvy Erasmus (pokud ve smlouvě BIP nebyl zahrnut, je nutné ho zahrnout a znovu takovou smlouvu oboustranně schválit). V případě zahrnutí nového partnera do BIP je nutné vyplnit novou smlouvu, podepsat (ideálně elektronickým podpisem) na partnerských školách a poté předat k podpisu na IO ZČU. IO následně zaregistruje BIP program v databázi Beneficiary Module Evropské komise, kde je mu přiděleno jedinečné ID.
4. Přidělení financí – Fakulta/katedra vytvoří zakázku přímo pro daný BIP a IO na ni převede přidělené finanční prostředky (po splnění základních pravidel BIPu - schválené meziinstitucionální smlouvy, zaregistrování účastníků v Beneficiray modulu atd.)
5. Administrativa – Mezinárodní účastníky BIP vybírají partnerské univerzity, které je také registrují v Beneficiary Module k organizovanému BIP. Příjezdoví studenti musí být také zapsáni v systému STAG před začátkem programu – stejný postup jako u semestrálních mobilit. Learning Agreements mezinárodních studentů schvalují proděkani pro studium a/nebo mezinárodní vztahy příslušné fakulty (opět stejný průběh jako u semestrálních mobilit).
6. Příprava a realizace projektu – Příprava a realizace projektu je na samotném organizátorovi. Referent na IO zde plní funkci konzultační, případně kontrolní ohledně plnění pravidel BIP ze stranu projektu Erasmus+.
7. Hodnocení a vyúčtování projektu – Všichni účastníci BIP musí danou mobilitu evaluovat pomocí zaslaného dotazníku. Organizátor následně předloží IO finanční vyúčtování projektu a návrh závěrečné zprávy, kde popíše výstupy realizovaného BIP.  Referent na IO vše finalizuje a následně finální zprávu nahraje do Beneficiary Modulu.